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Améliorer Votre Processus De Soumission En Comprenant L’utilisation Du Temps

Améliorer votre processus de soumission en comprenant l’utilisation du temps

Cet article de Cabinet Vision par Hexagon est d’abord paru sur woodworkingnetwork.com

Quiconque a déjà perdu la notion du temps à naviguer sur les réseaux sociaux le sait : penser connaître son emploi du temps, ce n’est pas le connaître réellement. Il peut être inquiétant de constater que ces 15 minutes sur Instagram étaient en fait deux heures, mais c’est carrément affolant quand l’heure qu’on pensait consacrer à accomplir une tâche s’avère être une demi-journée.

La recherche de l’exactitude dans la préparation de soumissions peut causer bien des maux de tête : le temps qu’exige la compréhension de son emploi du temps exige souvent du temps précieux dont bien des entreprises, particulièrement les plus petites, ne pensent pas disposer. Il est déjà assez exigeant de rencontrer ses engagements sans devoir noter chaque minute consacrée à chaque activité, particulièrement lorsqu’on travaille en solo ou que l’on exploite une grande entreprise où bien des facteurs entrent en jeu. Malgré les efforts requis, le fait de bien comprendre le temps qu’il faut au personnel pour accomplir certaines tâches se traduit par des soumissions plus exactes et efficaces, et à terme, par une rémunération du travail à sa juste valeur.

Mettre à contribution des technologies qui peuvent automatiser une grande partie du travail de préparation de soumissions peut vous faire gagner beaucoup de temps et réaliser des économies importantes à long terme. Par contre, si vous comptez implanter un logiciel qui comprend des fonctionnalités de préparation de soumissions, tel que CABINET VISION, vous devez tout de même indiquer au logiciel combien de temps accorder aux différentes tâches si vous souhaitez que vos soumissions reflètent bien tout le travail qu’exigent vos projets.

Étudier sa propre usine

Le chronométrage des tâches courantes constitue une excellente façon de bien comprendre son emploi du temps (le port du sarrau est facultatif, mais cela ajoute à l’ambiance). Une fois que vous avez une bonne idée du temps que vous consacrez à chaque tâche, vous pouvez utiliser les résultats de cette étude pour bâtir les bases de votre processus de préparation de soumissions.

Combien de temps passez-vous à déplacer des pièces dans l’usine ? Dans quelle mesure ce temps passé à déplacer des pièces dépend-il de l’ampleur du projet ? Votre équipe peut consacrer plus de temps à organiser, à étiqueter, à déplacer, et parfois même à localiser les pièces que ce qui se calcule dans vos soumissions. Cela vaut la peine de s’y attarder.

Cette étude de temps peut également révéler des façons simples d’améliorer le déroulement de vos opérations. Si la manutention des pièces requiert beaucoup de temps, par exemple, le réaménagement de votre usine de façon à rapprocher d’emblée les pièces de leur lieu d’utilisation, permettra de réduire les déplacements. De même, l’étude par chronométrage du temps d’assemblage, des travaux de finition et d’autres tâches courantes peut révéler que vous consacrez plus de temps que prévu à certaines activités et moins de temps à d’autres.

Les outils numériques au service de soumissions

Lorsque vous magasinez les différents logiciels de préparation de soumissions, privilégiez les solutions qui offrent flexibilité et personnalisation : les solutions flexibles permettent aux utilisateurs de fixer les prix des articles comme ils le souhaitent. L’idéal est de mettre en œuvre une solution qui tient compte de la conception des produits et qui permet aux utilisateurs d’évaluer ce genre de travaux en conséquence.

Les logiciels de préparation de soumissions peu flexibles peuvent compliquer la préparation de soumissions précises en fonction de votre processus si celui-ci diffère de façon importante du processus de référence du système. Parmi les solutions qui offrent une importante capacité de préparation de soumissions, la solution logicielle CABINET VISION couvre le processus entier, de la conception à la fabrication, avec flexibilité; son système de préparation de soumissions intelligent facilite les échanges avec les clients au sujet de modifications de conception et évite de recommencer les soumissions à zéro. Afin de simplifier encore plus le processus de préparation de soumissions, CABINET VISION permet aux utilisateurs de créer leurs propres catalogues modulaires à partir des catalogues papier des fournisseurs.

Peu importe votre solution logicielle, le succès d’un système de préparation de soumissions repose sur la qualité des données fournies. En d’autres mots, les renseignements entrés dans votre logiciel à la base doivent être justes si vous voulez préparer des soumissions exactes. Cela comprend les données qui découlent des études de chronométrage, ainsi que les renseignements précis au sujet des fournisseurs et des prix. La mise en œuvre d’une solution logicielle exige un investissement de temps et d’efforts, mais le temps qu’il permet de gagner par la suite lors de la préparation de soumissions en vaut la peine.

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